Baza firm jest niczym innym, jak bazą danych. Baza danych składa się z różnych elementów. Baza danych złożona jest z rekordów, z których każdy pojedynczy rekord podzielony został na kilka pól, zawierających informacje poszczególnych kategorii. Dobrze obrazuje to przykład książki adresowej, gdzie każdy rekord jest zbiorem informacji na temat jednej osoby. Jak wiadomo, znajdują się tam pola przechowujące informacje takie, jak: imię, nazwisko, adres, numer telefonu itp. Każde pole zawiera dane poszczególnej kategorii. Szybkie sortowanie rekordów odbywa się dzięki komputerowej obróbce informacji – bazy danych czynią to według poszczególnych kategorii, wyszukują informacje w obrębie tylko wybranych pól. Tak zwane maski wprowadzonych danych są oferowane przez wiele systemów kontrolujących bazy danych. Maski te zapewniają komfort segregowania i archiwizacji danych. Oczywiście nie są warunkiem operatywnego działania systemu, bowiem można z nich zrezygnować, wpisując dane do bazy wyświetlanej w postaci tabelarycznej. Wyróżniamy tu bazy proste, takie jak kartotekowe i hierarchiczne, oraz bazy złożone – relacyjne, obiektowe, relacyjno – obiektowe, strumieniowe, temporalne i nierelacyjne.